Datenschutzerklärung für Bewerber
Als Personalberatung arbeiten wir täglich mit personenbezogenen Daten. Nicht nur wegen der gesetzlichen Verpflichtung nehmen wir dabei Ihre Rechte sehr ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben, wozu wir sie verwenden, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben. Version: 01.05.2026
Kontaktmöglichkeiten
Wann gilt diese Erklärung?
Diese Datenschutzerklärung gilt, wenn Sie
sich auf eine von SINEO ausgeschriebene oder betreute Stelle bewerben,
von uns im Zusammenhang mit beruflichen Möglichkeiten kontaktiert werden (Active Sourcing),
uns Ihr Profil von Dritten (z. B. Personalvermittlern) übermittelt wurde oder
sich in unseren Talentpool aufnehmen lassen.
Soweit SINEO die Personalgewinnung im Auftrag eines Mandanten durchführt (Recruitment Process Outsourcing), ist der jeweilige Mandant datenschutzrechtlich Verantwortlicher. SINEO handelt in diesem Fall als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Es gilt die Datenschutzerklärung des Mandanten; diese Erklärung findet ergänzend Anwendung.
Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen oder die Aufnahme in unsere Datenbank entsteht kein Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und SINEO.
Welche Daten erheben wir?
Wir erheben personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens mit Ihnen in Kontakt zu treten, Ihre Eignung für eine Stelle zu beurteilen und gegebenenfalls ein Vertragsverhältnis anzubahnen. Ohne diese Daten können wir Sie unter Umständen nicht für eine Stelle berücksichtigen. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen.
Von Ihnen zur Verfügung gestellte Daten
Im Rahmen Ihrer Bewerbung — sei es per E-Mail, über unser Bewerbungsformular, telefonisch oder im persönlichen Gespräch — erheben wir insbesondere:
Name und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Qualifikationen und AusbildungBetriebsrat unseres Mandanten
Fähigkeiten, Zertifizierungen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden
Aktuelle und erwartete Vergütung und Zusatzleistungen
Anschreiben, Antworten auf Assessment-Fragen
Sonstige Informationen, die Sie uns freiwillig mitteilen (z. B. Foto, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Verfügbarkeit)
Von uns im laufenden Prozess ergänzte Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ergänzen unsere Berater Ihr Profil um:
Gesprächsnotizen und Eindrücke aus Vorstellungsgesprächen und Telefonaten
Eignungsbeurteilung und Kandidatenbewertung
Ihnen vorgeschlagene oder von Ihnen beworbene Positionen
E-Mail-Kommunikation zur Dokumentation des Verfahrens
Bei erfolgreicher Vermittlung: Gehaltsdaten, Eintrittsdatum und Name des Arbeitgebers (für Abrechnung, Gewährleistung und statistische Zwecke)
Von uns im laufenden Prozess ergänzte Daten
Veröffentlichte berufliche Profile (z. B. LinkedIn, XING)
Öffentlich zugängliche Informationen (Unternehmenswebsites, Branchenverzeichnisse, Jobbörsen)
Von Vermittlern übermittelte Unterlagen
Referenzen und Beschäftigungsnachweise (ausschließlich freiwillig und nur nach Ihrer vorherigen Zustimmung)
Hintergrundüberprüfungen (z. B. Arbeitserlaubnis, Qualifikationsnachweise) durch beauftragte Dienstleister, soweit rechtmäßig und angemessen
Feedback von Mandanten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Wenn wir Daten aus Drittquellen erheben, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über Kategorien und Quellen der erhobenen Daten (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).
Automatisch erfasste Daten
Bei Nutzung unserer Website oder Chatbot-Systeme: IP-Adresse, Gerätekennungen, Protokolldaten (Datum, Uhrzeit, Browsertyp).
Besondere Datenkategorien
Wir bitten Sie, uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Angaben zu Gesundheit, ethnischer Herkunft, religiöser Überzeugung oder sexueller Orientierung) unaufgefordert mitzuteilen. Soweit Sie uns solche Informationen freiwillig mitteilen, verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und nur für den konkreten Zweck des Bewerbungsverfahrens.
Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Verarbeitungstätigkeit
Zweck
Rechtsgrundlage
Direktansprache (Active Sourcing)
Identifikation und Ansprache potenzieller Kandidaten für konkrete Vakanzen; anlassbezogene Ergänzung Ihres Profils um öffentlich verfügbare berufliche Informationen.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Bewerbungsverfahren
Prüfung, Eignungsbeurteilung, Vorstellungsgespräche, Erstellung eines Kandidatenberichts, Weiterleitung an den Mandanten.
Vorvertragliche Maßnahmen und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO)
Kommunikation
Terminvereinbarungen, Status-Updates, Rückfragen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
Talentpool und Branchenpool
Speicherung Ihres Profils für zukünftige Stellenangebote; ggf. Sichtbarkeit in einem Branchenpool.
Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Automatisierte Tools (CV-Parsing, Matching)
Unterstützung des Auswahlprozesses. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Identitäts- und Referenzprüfungen
Verifizierung von Angaben und Qualifikationen, soweit für die Stelle angemessen.
Gesetzliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO)
Verwaltung, Qualitätssicherung, Rechtsverteidigung
Interne Dokumentation, Qualitätssicherung, Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.
Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO
Soweit wir uns auf unser berechtigtes Interesse stützen, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Wie läuft die Datenverarbeitung ab?
Aktives Bewerbungsverfahren
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen des konkreten Bewerbungsverfahrens. Bei Mandatssuchen leiten wir Ihr Profil nach vorheriger Rücksprache mit Ihnen an den jeweiligen Mandanten weiter. Soweit Ihnen der Mandantenname zunächst nicht genannt wurde, erfolgt die personenbezogene Weiterleitung erst, nachdem wir Ihnen den Mandanten genannt haben und Sie der Weitergabe zugestimmt haben.
Soweit Sie sich auf eine Stelle beworben haben, die SINEO im Auftrag eines Mandanten betreut (RPO), ist der Mandant unmittelbar in den Bewerbungsprozess eingebunden und erhält Zugang zu Ihren Bewerbungsunterlagen.
Nach Abschluss des Verfahrens
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens speichern wir Ihre Daten für zwölf Monate zur Dokumentation und Beweissicherung, insbesondere im Hinblick auf Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz. Danach werden die Unterlagen gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Was ist der Talentpool?
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, in unseren Talentpool aufgenommen zu werden. Die Aufnahme ist freiwillig und setzt Ihre ausdrückliche Einwilligung voraus (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Daten werden für die von Ihnen gewählte Dauer gespeichert (maximal 36 Monate).
Im Talentpool gleichen wir Ihr Profil laufend mit Stellenangeboten ab und kontaktieren Sie bei passenden Stellen. Gegenüber Mandanten legen wir Ihre Daten zunächst nur anonymisiert offen; eine personenbezogene Weiterleitung erfolgt erst nach Rücksprache und mit Ihrer Zustimmung.
Branchenpool.
Zusätzlich können Sie einwilligen, dass Ihr Profil — einschließlich Name, Kontaktdaten und Lebenslauf — für Unternehmen einer bestimmten Branche einsehbar wird, die SINEO im Rahmen der Personalgewinnung betreut (Branchenpool). Diese Unternehmen können Ihr Profil eigenständig einsehen und Sie kontaktieren. Die Einwilligung wird für jeden Branchenpool gesondert erteilt. Während eines aktiven Bewerbungsverfahrens ist Ihr Profil im Branchenpool nicht sichtbar.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihr Profil wird unverzüglich aus dem jeweiligen Pool entfernt.
Mit wem teilen wir Ihre Daten?
Innerhalb von SINEO haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die genannten Zwecke benötigen. Sämtliche Mitarbeiter sind zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet. An externe Empfänger geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn dies zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht:
Empfänger
Grund
Mandanten (Kunden)
Sofern Sie sich auf eine dem Mandanten zugeordnete Stelle beworben haben oder der Weitergabe zugestimmt haben.
Unternehmen im Branchenpool
Sofern Sie die Einwilligung erteilt haben, dass Ihr Profil im entsprechenden Branchenpool geteilt wird.
SINEO GmbH, Karlsruhe
Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; unterstützt bei einzelnen Prozessschritten nach Weisung der SINEO e.U.
IT-/Cloud-Dienstleister, Rekrutierungstechnologie-Anbieter
Zur Bereitstellung, Verwaltung und sicheren Speicherung unserer Bewerbermanagement-Systeme, Kommunikationstools und IT-Infrastruktur.
Rechts-/Aufsichtsbehörden, Steuer-/Wirtschaftsprüfer
Soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
Soweit für die Stelle angemessen und gesetzlich zulässig.
Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung zu verarbeiten.
Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ohne Talentpool-Teilnahme speichern wir Ihre Daten für zwölf Monate nach Verfahrensabschluss, danach erfolgt Löschung oder unwiderrufliche Anonymisierung. Mit Talentpool-Teilnahme beträgt die Speicherdauer bis zu 36 Monate nach Ihrer Wahl.
Davon unberührt bleiben Buchhaltungsunterlagen im Zusammenhang mit einer erfolgreichen Vermittlung (sieben Jahre, § 132 BAO) sowie anonymisierte statistische Daten. Daten können über diese Fristen hinaus gespeichert werden, soweit anhängige oder absehbare Rechtsstreitigkeiten dies erfordern.
Wo werden Ihre Daten verarbeitet und wie schützen wir sie?
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich auf Servern innerhalb des EWR — insbesondere in Deutschland — gehostet und verarbeitet. Wir setzen vorrangig auf Dienstleister mit Sitz im EWR.
Für einzelne KI-gestützte Verarbeitungsschritte (z. B. CV-Parsing) setzen wir Anbieter mit Sitz in den USA ein. Diese Übermittlungen erfolgen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) und/oder auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.
Wir schützen Ihre Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung (Art. 32 DSGVO).
Werden Entscheidungen automatisiert getroffen?
Wir setzen automatisierte Tools (z. B. CV-Parsing, Matching-Algorithmen) zur Unterstützung des Auswahlprozesses ein. Die Entscheidung, welche Kandidaten einem Mandanten vorgeschlagen werden, wird stets von einem verantwortlichen Berater getroffen. Einstellungsentscheidungen werden niemals ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung getroffen (Art. 22 DSGVO).
Welche Rechte haben Sie?
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
Auskunft — Sie können erfahren, ob und welche Daten wir über Sie gespeichert haben (Art. 15 DSGVO).
Berichtigung — Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
Löschung — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
Einschränkung — Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit — Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten (Art. 20 DSGVO).
Widerspruch — Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Widerruf — Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@sineo.at. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche Nachweise anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts. Die für SINEO e.U. zuständige Behörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien (https://www.dsb.gv.at).
Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren. Die aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie gesondert.
